Beveik 250 milijardų elektroninių laiškų yra išsiunčiama kiekvieną dieną, anot „Elektroninio pašto rinkodaros 2012-iais“ ataskaitos. Kita vertus, jums nereikia statistikos, nes ir taip suvokiate elektroninio pašto svarbą – naudojatės šia priemone kasdien bendraudami su verslo partneriais, darbuotojais ir kitais.
Vis dėlto, kartais nutinka taip, jog parašote svarbų elektroninį laišką, o jo gavėjas nesibodi jums atsakyti. Galimas daiktas, jog laiškas pateiktas netinkamai, tarkim, nenuosekliai. Žemiau pateiksiu keletą patarimų apie tai, kaip sukurti tobulą elektroninį laišką, duodantį grįžtamąjį ryšį kiek įmanoma anksčiau.
[post_blocks]Temos laukas (angl. subject line)
Neabejotinai pats svarbiausias elektroninio laiško komponentas yras temos laukas. Būtent jis apsprendžia, ar žinutė bus perskaityta, ar vis dėlto ištrinta. Patartina nenaudoti „populiarių“ žodžių ir įvairių simbolių ($$$ ir pan.) – jūsų laiškas gali atsidurti šiukšliadėžėje.
Temos laukas turi būti glaustas, informatyvus ir skatinantis adresatą sužinoti daugiau apie laiške esantį turinį. Pabandykite rasti balansą tarp paslapties ir informatyvumo. Jeigu jūsų elektroninis laiškas neturi nieko bendro su temos lauku, adresatas susidarys prastą nuomonę apie jus.
Kreipimasis (angl. the salutation)
Elektroninio laiško pradžia nustato toną likusiam tekstui. Iš pirmųjų žodžių skaitytojas susidarys nuomonę apie jus ir tai, ko iš jo norite, o tai pat ir priims sprendimą ar verta skaityti toliau. Pernelyg formalus ir nesuasmenintas arba, atvirkščiai, neprofesionalus laiškas – atgraso.
Jeigu žinote adresato vardą, kreipkitės į jį/ją asmeniškai. Jeigu ne, rinkitės „Laba diena“ arba paprasčiausią „Sveiki“. Visa, kas eina po to, gali būti formalu. Verslo segmente jūs turite megzti ryšius, tad geriausias sprendimas rašant laišką – būti profesionaliu, išlikti draugišku.
Laiško vidurys (angl. the bit in the middle)
Ilgi ir abejonių kupini elektroniniai laiškai vargina, ypač žurnalistus, kurie per dieną gauna kelias dešimtis pranešimų spaudai. Net kai adresatas atsiverčia jūsų el. laišką, viso puslapio „esė“ įkvėps jį uždaryti laiško langą. Niekas neturi laiko bei intereso skaityti jūsų gyvenimo istorijos. Sutrumpinkite savo laišką dvigubai, o po to – dar dvigubai.
[quote]Elektroninio laiško pradžia nustato toną likusiam tekstui. Iš pirmųjų žodžių skaitytojas susidarys nuomonę apie jus ir tai, ko iš jo norite, o tai pat ir priims sprendimą ar verta toliau skaityti.[/quote]Pabaiga (angl. the ending)
Tarkim, jog adresatas „užkimba“ už jūsų elektroninio laiško ir perskaito jį iki pat galo. Laiško pabaiga, tai, kaip aiškiai jūs apibendrinate visą laiško turinį, turės didelės įtakos jūsų pasiūlymui laiške. Nepabijokite laiško pabaigoje pridurti: „Prašau Jūsų nuomonės, būsiu labai dekingas.“
Nepamirškite tinkamai sutvarkyti savo elektroninio laiško parašo. Įterpkite į šią skiltį nuorodas į savo socialinių tinklų („Facebook“, „LinkedIn“, „Google+“) paskyras ir taip parodykite, jog esate atviras naujai pažinčiai. Būdami atviri ir nurodydami nuorodą į savo paskyras parodote, jog nebijote pasirodyti koks esate ir kuo užsiimate.
[source]Šaltinis: Verslo edukacijos portalo „Entrepreneur.com“ straipsnis „Keturios pagrindinės elektroninio laiško dalys“ (angl. „The 4 Essential Parts of an Email“) (2013 m. vasario 10 d.). Norėdami perskaityti straipsnį anglų kalba, spauskite čia.[/source]
