Technologijos verslui

Kaip mažinti spausdinimo išlaidas?

Spausdinimas įmonei gali kainuoti bent keletą tūkstančių papildomų išlaidų per metus. Pateikiame penkias idėjas, kaip sumažinti spausdinimo išlaidas.

Ar esate girdėję, kad prieš šiek tiek daugiau nei dešimt metų galonas (~4 litrai) spausdintuvo dažų kainavo daugiau už aukščiausios rūšies šampaną, retą viskį ar rusiškus ikrus? Šiandien spausdintuvo dažai kainuoja mažiau, kita vertus – nuo 2009 metų jų kainos išaugo daugiau nei 30 procentų.

Verslo įmonėje, kur kasdien spausdinami šimtai lapų, šios sąnaudos yra ganėtinai svarbios. Nieko baisaus nekreipti dėmesio į smulkiame versle atspausdinamus keletą puslapių, tačiau jeigu per dieną jūs ir jūsų darbuotojai atspausdina, sakykim, 100 puslapių, metinės spausdinimo sąnaudos gali siekti kelis tūkstančius litų (neįskaičiuojant spalvoto spausdinimo variantų).

Spausdinimas yra tokia veiklos išlaida, kuriai greitai galima rasti pakaitalą, tačiau neverta – spausdinimas yra reikalingas, o kontroliuoti jo sukuriamas sąnaudas galima gana paprastai. Pateikiame penkias idėjas, kurios padės sumažinti spausdinimo išlaidas – pradedant paprasčiausiomis, baigiant sudėtingesnėmis.

Sąmoningumas

Ar jums daro įtaką smulkus užrašas parašo pabaigoje, antai: „Prašau, pagalvokite apie nukertamus medžius Amazonėje prieš spausdinant šį elektroninį laišką“ bei prie užrašo prikabintas žalias medelis? Man asmeniškai tokį elektroninį laišką atsispausdinti yra šiek tiek gėda. Pagalvoju: „Perskaitysiu kompiuteriu.“

Vietoj to, kad spausdintumėte tai, išsaugokite dokumentą .pdf formatu, kad galėtumėte jį archyvuoti, o vėliau lengvai rasti. Švaistūniškų praktikų stabdymas prasideda viršuje. Tad, jei esate smulkaus verslo savininkas, veskite pagal pavyzdį: nespausdinkite priminimų, žemėlapių, krepšinio turnyrinių lentelių bei „įdomių straipsnių“ (neskaitant šio, žinoma).

Elektroninis paštas išrastas tam, kad galėtumėte įdomią medžiagą persiųsti kolegoms. Vietoj to, kad spausdinti 20-ies puslapių instrukciją, geriau išsaugokite dokumentą .pdf formatu ir persiųskite kolegoms. Teksto redaktorius „Word“ gali išsaugoti .pdf dokumentus iš karto, o tokios svetainės kaip www.pdfcrowd.com gali išsaugoti .pdf formatu pačias internetines svetaines!.

Dvipusiai spausdintuvai

Vienas iš seniausių, tačiau vis dar veikiančių triukių siekiant sumažinti spausdinimo išlaidas yra bandyti įsprausti kuo daugiau informacijos į vieną puslapį. Ši užduotis pasidaro labai lengva turint dvipusius spausdintuvus, t.y. tokius, kurie spausdina abi lapo puses.

Lygiai panašiai, kai spausdinate „PowerPoint“ skaidres, „negaminkite“ vienos skaidrės ant vieno lapo – galite sutalpinti net devynias skaidres ant vieno lapo (nors skaidrės pasidaro itin smulkios). Beje, siūlau niekuomet nespausdinti pačios internetinės svetainės, nes dažnu atveju lentelės būna iškraipomos bei išskaidomos, ko pasekoje padidėja ir spausdinamų lapų skaičius.

Linksmybės su šriftais

Kitas būdas išsaugoti spausdintuvo dažų yra naudoti tokį šriftą, kuris sunaudotų mažiau jų. Atliktas „Printer.com“ tyrimas parodė, jog „Century Gothic“ šrifto naudojimas sunaudoja daug mažiau dažų nei standartinis „Arial“ šriftas. Dar profesionaliau atrodantis „Times New Roman“ taip pat sunaudoja mažiau dažų už „Arial“. Taupyti galima vien pakeitus teksto šriftą!

Du spausdintuvai gali būti pigiau nei vienas

Tai paradoksas, tačiau tiesa – turint du spausdintuvus yra didesnė tikimybė sutaupyti. Kaip? Vienas spausdintuvas turi būti skirtas nespalvotam spausdinimui, o kitas – spalvotam. Pirmasis turėtų būti itin greitas lazerinis spausdintuvas, o antrasis skirtas tik aukštos kokybės spalvotoms nuotraukoms spausdinti (reklaminė medžiaga, brošiūros, informaciniai lapeliai ir kita).

Lazeriniai spausdintuvai yra ir pigesni, ir greitesni už rašalinius spausdintuvus. Taigi, ir efektyvesni, nes jūsų personalas praleidžia mažiau laiko eilėje laukiant kol bus atspausdintas lapas. Svarbiausia, žinoma, įpratinti darbuotojus naudoti reikiamus spausdintuvus – standartiniu pasirinkimu padaryti lazerinį spausdintuvą, t.y. naudojamą nespalvotam spausdinimui.

Spausdintuvas šalia vadovo ir penktadieniai

O kas jei aukščiau pateikti patarimai neveikia ir darbuotojai nesugeba pakeisti spausdinimo įpročių? Vienas drastiškas sprendimas yra pastatyti spausdintuvą prie kurio nors iš vadovų. Tikėtina, jog darbuotojai bus mažiau linkę spausdinti nereikalingą medžiagą – vadovas gali juos pabarti.

Dar geriau, galite uždrausti spausdinimą tam tikromis dienomis, tarkim, kartą per savaitę – penktadieniais. Rimtai. Nuneškite penktadieniais spausdintuvą į spintą ir užrakinkite. Iš pradžių gali kilti pasipiktinimas, jog „man būtina atspausdinti šį bilietą tuojau pat“, tačiau jau po kelių savaičių darbuotojai pripras, kad spausdintuvas nebus prieinamas vieną dieną per savaitę.

Apie autorių

Paulius Vitkus

Verslo edukacijos portalo "Verslas.in" įkūrėjas.

Rašyti komentarą

Komentuoti čia