Visų lygių vadovai lyg susitarę skundžiasi, kad dauguma susirinkimų yra grynų gryniausias laiko švaistymas. „Mes neturime susirinkimo programos“, „Mes pernelyg ilgai užtrunkame“, „Į susirinkimą neateina žmonės, kurie galėtų įjungti žalią šviesą sprendimams“ ir t.t. Sąrašą būtų galima tęsti.
Žinoma, didžiausia to žala yra ta, kad susirinkimai neskatina progreso – ir visi žino sprendimus, kurie padėtų tos žalos išvengti. „Paslaptingi patarimai“ nėra tokie jau paslaptingi. Nepaisant to, susirinkimai lieka problema. Vienintelis klausimas – kodėl? Kaip padaryti, jog susirinkimai taptų efektyvesni ir produktyvesni?
Atsakymas slypi prielaidoje, jog susirinkimai nėra vien tik logiško verslo mechanizmo dalis, tačiau taip pat ir socialinės sistemos dalis. Tai reiškia, jog susirinkimai taip pat atlieka kitą funkciją – organizacijos kultūros kūrimo ir organizacijos narių tarpusavio santykių gerinimo funkciją. Šioje vietoje jūs turite apsvarstyti tris dalykus.
Pirma, visi susirinkime dalyvaujantys žmonės turi skirtingą požiūrį. Nepaisant to, kad susirinkimo tikslas yra apibrėžtas labai aiškiai, vieni susirinkimą laikys prioritetiniu, kiti ateis tik todėl, kad neateiti negalima; vieni susirinkimui pasiruoš, kiti tiesiog sieks pasirodyti laiku. Taigi, norint išgauti didžiausią įmanoma efektą, susirinkimo lyderis turi suprasti atėjusių interesus ir požiūrius.
Antra, visi susirinkime dalyvaujantys žmonės turi skirtingas asmenines programas, kurios daro įtaką susirinkimui. Tarkim, kai kurie susirinkimai organizuojami grynai dėl socialinio „pasibuvimo“ funkcijos. Kartais susirinkimai organizuojami išskirti gerai besiadaptuojančius ir naudingus darbuotojus nuo „baltų varnų“. Kita vertus, tokie susirinkimai yra dažnesni negu pagalvojame.
Trečia, susirinkime dalyvaujantys žmonės skirtingai suvokia tuos, kurie veda susirinkimą. Vieni dalyviai jaučiasi komfortiškai, kai kas nors juos veda, kai tuo tarpu kiti sabotuoja susirinkimo lyderius ir būna jiems priešiški. Vieni žmonės intuityviai ima vesti, kiti – pasiduoda įtakai. Kai esate susirinkime, jauskite kiek galite vesti kitus, tačiau nepamirškite įvertinti ir kitų gebėjimo vesti susirinkimą.
Paėmus visa tai kartu, šie nesąmoningi ir ne visada racionalūs susirinkimo aspektai gali padaryti neigiamą įtaką efektyvumui, net ir esant tam tikroms standartinėms procedūroms. Supratus šias prielaidas – ir tinkamai jas apsvarsčius – galite padidinti susirinkimų efektyvumą, ką ir turėtumėte padaryti.[ipencil]
