Proceso palengvinimas (angl. “facilitation“) – tai terminas, naudojamas apibrėžti pagalbą žmonių grupei kuo veiksmingiau ir maloniau siekti tikslų, kuriuos ji yra kartu nustačiusi.
Asmuo, atliekantis funkcijas, lengvinančias tokio proceso vykdymą, trumpumo vardan lietuviškai bus toliau vadinamas “verslybininku“ (kartais jis dar vadinamas “fasilitatoriumi“ – angl. “facilitator“). Verslybininkas atlieka vieną iš svarbiausių vaidmenų pokyčių procese ir jo visumoje, ir įvairiuose jo etapuose (pavyzdžiui, vykdant pokyčius gamyklos cecho kontekste).
[term_blocks]Verslybininkas skatina proceso tėkmę, veikia kaip katalizatorius, drąsina įsipareigojimus tarp proceso dalyvių ir yra didžia dalimi atsakingas už tai, kad tiksliai būtų suderinti ir pasiekti. Verslybininko vaidmeniui priskiriamas ir eksporto vaidmuo, kadangi jis veikia kaip kokios nors srities ar konkrečios temos žinovas ir kontroliuoja proceso turinį.
Strateginio planavimo procese verslybininkas veikia kaip ekspertas; jis žino, kaip geriausiu būdu išnaudoti proceso dalyvių sugebėjimus ir patirtį. Verslybininko vaidmens dalis yra ir tokios paprastos užduotys kaip reglamento laikymasis bei rezultatų dokumentavimas. Jo vaidmuo yra apibendrintas šiais penkiais punktais:
[quote align=“right“]Verslybininkas skatina proceso tėkmę, veikia kaip katalizatorius, drąsina įsipareigojimus tarp proceso dalyvių ir yra didžia dalimi atsakingas už tai, kad tiksliai būtų suderinti ir pasiekti. Verslybininko vaidmeniui priskiriamas ir eksporto vaidmuo, kadangi jis veikia kaip kokios nors srities ar konkrečios temos žinovas ir kontroliuoja proceso turinį.[/quote]- Proceso lyderis.
- Dialogos partneris.
- Klausimų meistras.
- Idėjas generuojantis asmuo.
- Kokybę kontroliuojantis asmuo.
Verslybininkas turi ne tik žongliruoti su mūsų išvardytais vaidmenimis, bet ir sugebėti gerai spręsti grupės dinamikos klausimus bei gesinti konfliktus, kurių galėtų kilti grupės viduje. Remdamiesi savo ir kitų šioje srityje dirbančių tyrėjų patirtimi, galime išskirti šiuos proceso palengvinimo sėkmės veiksnius:
- Sugebėjimas mąstyti keliais lygiais – ne tik esamu strateginio planavimo etapu, bet ir pasirengiant būsimam žingsniui bei procesui apskritai. Kol strateginio planavimo grupė yra užsiėmusi konkrečiu darbo momentu, verslybininko užduotis yra būti vienu žingsniu priekyje, planuojant kitą proceso žingsnį.
- Sugebėjimas būti “vienam iš šutvės“ ir kartu būti išoriniam ir objektyviam stebėtojui.
- Sugebėjimas žaisti su konsultanto patariamuoju vaidmeniu, tuo pačiu išliekant proceso lyderiu.
- Sugebėjimas skatinti diskusiją ir prireikus būti nepopuliaraus požiūrio gynėju bei apžvelgti rezultatus.
Proceso palengvinimo sąvoka yra glaudžiai susijusi su verslybininko lankstumu ir, remiantis patirtimi bei naudojant įvairius metodus, su pasirengimu bet kokiai galimai pasėkmei. Nepriklausomai nuo to, kaip kruopščiai buvo rengiamasi posėdžiui, neįmanoma visiškai užtikrinti, kokie bus jo rezultatai.
Vykstant procesui, grupėje gali kilti naujų idėjų, kaip reikėtų tvarkyti reikalus; vietoje grupės dalyvių gali būti paskirti asmenys, nesusipažinę su grupės tikslais; gali iškilti aštrių operatyvinių problemų, dėl kurių dingsta koncentracija tarp dalyvių – tokių aplinkybių sąrašas gali būti ilgas.
Tai neatitraukia dėmesio nuo gerai pergalvoto pasirengimo svarbos, tačiau verslybininkas turi būti pasirengęs proceso eigoje adaptuotis. Verslybininkas iš patirties mokosi, kada reikia “stumti“ jo paruoštą medžiagą ir kada keisti kryptį.