Nustokite rašę užduotis į sąrašą, t.y. daryti, taip vadinamus, to-do sąrašus. Jie nėra veiksmingi ir gali sukelti daug neigiamų emocijų. Pagalvokite patys:
- Kiek užduočių vis dar neįgyvendinta per paskutinis tris mėnesius, kai sudarėte šį sąrašą?
- Kaip dažnai peržiūrite sąrašą vien tam, kad rastumėte užduotis, kurioms atlikti reikia vos kelių minučių?
- Kiek ten esančių užduočių yra veikiau rimti projektai, reikalaujantys atidaus planavimo bei pasiruošimo?
Mūsų nuomone, yra penkios pagrindinės problemos, dėl kurių užduočių sąrašai nėra produktyvumą skatinanti priemonė. Pateikiame šias priežastis žemiau.
Pasirinkimo paradoksas
Barry Schwartzas ir Sheena Iyengar nagrinėja problemas, susijusias su pernelyg dideliu pasirinkimu. Barry atkreipia dėmesį, jog kuo daugiau pasirinkimų turime, tuo daugiau neigiamų emocijų mumyse kyla. Kodėl? Todėl, kad didėja pačiam pasirinkimui eikvojamo laiko bei kitų sąnaudų kiekis.
Labai panašiame tyrime, Iyengar įrodė, kad mūsų smegenys vienu metu gali apčiuopti tik septynis pasirinkimus. Logiška, jog daug lengviau priimti sprendimą kai turime mažesnį pasirinkimą. Taigi, kai žvelgiate į 58 užduotis esančias jūsų to-do sąraše, jūs arba tampate paralyžiuoti, arba pasineriate į vertės nekuriančią veiklą, tarkim, visą valandą tikrinate savo el. pašto dėžutę.
Heterogeninis sudėtingumas
Kai sąraše galima rasti užduočių, kurias galima atlikti per tris minutes bei užduočių, kurias negalima atlikti per tris valandas, jūs neabejotinai susikoncentruosite ties trumpesnėmis užduotimis – dėl psichologinio „atlygio“, t.y. dopamino kiekio, kuris gaunamas išbraukus užduotį iš sąrašo.
Tai reiškia, kad ilgai atidėliotos užduotys, pvz., 135 puslapių apimties darbuotojų elgsenos politikos korektūros darbai arba privatumo politikos sukūrimas, ir toliau bus atidėliojamos. To pasekoje gali būti patiriamos papildomos išlaidos.
Heterogeninis prioritetiškumas
Kai sąraše yra įvairiausio prioriteto užduočių, jūs pirmiausia rūpinatės „A“ prioritetai, o tuo tarpu „C“ prioriteto užduotys ilgainiui pamirštamos… kol jos netampa „A“ prioriteto užduotimis. Tačiau kada labiau verta rūpintis automobilio priežiūra – kai tai yra „C“ prioritetas ir reikia atlikti peržiūrą, ar kai tai tampa „A“ prioritetu, t.y. 3 valandą nakties, 100 kilometrų nuo jūsų namų?
Konteksto trūkumas
To-do sąrašai nesuteikia pakankamo konteksto užduotims, kurios padeda jums apibrėžti darbo bei jį atlikti. Visos užduotys popieriuje atrodo taip pat – trys ar keturi žodžiai vienoje eilutėje. Tačiau jums reikia daugiau informacijos apie užduotis:
- Kiek trunka atlikti kiekvieną iš užduočių?
- Kiek laiko jūs galite skirti kiekvienai iš užduočių?
Jeigu negalite atsakyti į šiuos klausimus, tuomet neturite pakankamai informacijos dėl to, ties kuria užduotimi turėtumėte koncentruotis.
Įpareigojančių veiksnių trūkumas
Šie sąrašai neapsaugo jūsų nuo malonių užduočių pasirinkimo svarbių (ir dažnai – sunkių) užduočių atžvilgiu, nes to-do sąraše trūksta „įpareigojančių veiksnių“. Kinų generolas Hanas Xinas naudojo žemėlapį kaip įpareigojantį veiksnį: jis išdėstydavo savo karius prie ežero iš nugaros, kad šie negalėtų pabėgti nuo priešų bei imtų kautis. Lygiai taip pat ir jūsų produktyvumui gali padėti programinė įranga, kuri užblokuoja prisijungimą prie interneto tam tikram laiko tarpui.
