Smulkaus verslo savininkai labai dažnai tinkamai nesuvokia automatizavimo programinės įrangos sistemų, kurios turėtų padėti optimizuoti verslo procesus. Šios sistemos gali būti nepaprastai naudingos, nes sumažina sąnaudas, o darbuotojai gali susikoncentruoti ties kitomis, galbūt svarbesnėmis užduotimis.
Vis dėlto, daugelis tokios įrangos gamintojų teigia, jog jų sukurtus produktus galima „sukonfigūruoti ir pamiršti“. Įsigijus programinę įrangą tokiomis prielaidomis, galite labai greitai susidurti su nerealiais lūkesčiais bei įgyvendinimo spragomis, nuo kurių noriu jus apsaugoti.
Kuriuos verslo procesus reikia automatizuoti?
Svarbu suprasti, kurie procesai gali būti patikimai automatizuojami jūsų bendrovėje. Tai gali būti atlyginimų išmokėjimai, sąnaudų apskaita, IT infrastruktūra, internetinės rinkodaros sprendimai, santykiai su esamais bei potencialiais klientais, konkurentų stebėsena bei daugelis kitų.
Vienas iš būdų tą padaryti yra matuoti darbuotojų laiką, kurį šie skiria tam tikroms užduotims bei procesams. Jeigu kažkuriai užduočiai yra skiriama daug laiko, o automatizavimas nėra sudėtingas, tuomet gauname akivaizdžią investicinę grąžą. Darbuotojai geriau tegul užsiima kitomis užduotimis.
[quote]Įsitikinkite, jog funkcijos gali “bendrauti” tarpusavyje jūsų pasirinktoje įrangoje. Kai verslo programos tarpusavyje komunikuoja, jūs galite lengviau kolekcionuoti, išgauti bei manipuliuoti turimais duomenimis.[/quote]Konkrečios programinės įrangos pasirinkimas bei įgyvendinimas yra pernelyg plati tema šiam straipsniui (būtent šioje vietoje daug konsultantų uždirba savo pinigus). Tačiau įvardijus procesus, kurie gali būti automatizuoti, būtina taikyti keletą universalių gerųjų praktikų savo įmonėje.
Universalios procesų automatizavimo praktikos
Integracijos funkcionalumas. Įsitikinkite, jog funkcijos gali „bendrauti“ tarpusavyje jūsų pasirinktoje įrangoje. Kai verslo programos tarpusavyje komunikuoja, jūs galite lengviau kolekcionuoti, išgauti bei manipuliuoti turimais duomenimis. Jeigu programinei įrangai reikia pernelyg daug skirtingų platformų, tuomet geriau pasiieškokite kitos, labiau „bendrauti“ linkusios įrangos.
Išliekamoji vertė. Kitas svarbus faktorius – kaip ilgai „tarnaus“ pasirinkta įranga. Naujos ir nišinės programos gali būti rizikingos, nes nėra sukurtas pakankamas know-how. Net jei programa veikia tinkamai, ji gali strigti įdiegus atnaujinimus. Būtent todėl labai dažnai įmonių vadovai renkasi rinkoje patikrintus sprendimus, antai „Quickbooks“ ar net „Microsoft Dynamics GP„.
Priežiūra ir atnaujinimai. Galiausiai, prisiminkite, jog net ir pačios išmaniausios automatizavimo sistemos negali veikti be priežiūros bei atnaujinimų. Privalote kasdien patikrinti, ar sistema tinkamai funkcionuojama, o iškilusios problemos turi būti išsprendžiamos greitai, todėl tinkamas palaikymas (angl. support) yra vienas svarbiausių kriterijų pasirenkant įrangą.
[quote]Automatizavimo programinė įranga gali gerokai padidinti jūsų bendrovės “galutinę eilutę”, tačiau labai svarbu nebūti pernelyg optimistišku. Jūsų automobilis pats nenuvažiuoja į darbą, o viryklė pati neiškepa maisto. Tik žmonės gali prižiūrėti verslą.[/quote]Programinė įranga evoliucionuoja labai greitai. Jeigu pastebėjote, kad įranga lag’ina ar kelia kitų problemų, net ir po naujausio atnaujinimo, tikriausiai turite pradėti naujos programinės įrangos paieškas. Įdiegtų sistemų tarpusavio nesuderinamumas yra viena dažniausių problemų, su kuria susiduria vadovai. Ji gali atsirasti net kai įdiegiate naujas funkcijas.
Automatizavimo programinė įranga gali gerokai padidinti jūsų bendrovės „galutinę eilutę“, tačiau labai svarbu nebūti pernelyg optimistišku. Jūsų automobilis pats nenuvažiuoja į darbą, o viryklė pati neiškepa maisto. Tik žmonės gali prižiūrėti verslą. Kai programinė įranga paliekama likimui, nutinka blogi dalykai.
