Įmonės valdymas

Sprendimų priėmimo procesas

Šeši smulkūs etapai, kaip priimami efektyvūs sprendimai

Sprendimų priėmimas yra pati svarbiausia kiekvieno vadovo funkcija. Esminė funkcija. Vadovams bei lyderiams už sprendimų priėmimą mokami dideli pinigai. Tiesa, perskaitę naujieną spaudoje retkarčiais susimąstome: „Ką jie sau galvojo? Kas priėmė tokį kvailą sprendimą?“

Realybė tokia, kad daugelyje bendrovių atsiranda prastų sprendimų priėmėjų. Jei paklaustumėte žmonių, kokius gerus sprendimus pamena priėmę, jie sunkiai atsakytų į šį klausimą. Tuo tarpu prastus ir neefektyvius sprendimus prisimename labai aiškiai. Tam yra kelios priežastys.

Pirma, mes linkę pastebėti ir atsiminti išskirtines situacijas. Tarkim, jūs daugybę kartų ėjote tam tikru gerai jums pažįstamu keliu. Vis dėlto, atsiminsite tą kartą, kai eidami tuo keliu netyčia atsitrenkėte į stulpą ar įvyko koks nors kitas neeilinis įvykis. Antra, mes pamename tas situacijas, kurių metu patyrėme asmeninę žalą.

Keturi įgūdžiai priimant sprendimus

Esmė ne tame, kad žmonės neturi gebėjimų priimti puikius sprendimus. Priimti sprendimus sugebame kiekvienas, tai yra skiriamasis mūsų, žmonių, bruožas. Susidorojimui su šia funkcija paskirta visa priekinė smegenų dalis. Mes priimame sprendimus visą laiką.

Tačiau pats faktas, kad turime priimti sprendimus, nepaverčia mūsų gerai sprendimų priėmėjais. Norint priimti puikius sprendimus reikia disciplinos. Disciplinos atliekant mažiausiai keturis dalykus:

  • Suvokimas, kada ir kodėl reikia priimti sprendimą.
  • Sprendimo apibūdinimas: suvokti sprendimo prigimtį, kaip jį pritaikysite ir kokie darbuotojai bus įtraukti priimant jį.
  • Sprendimo pritaikymas: alternatyvų generavimas, galimybių ir tikimybių informacijos rinkimas, sprendimo pasirinkimas.
  • Išteklių paskirstymas ir sprendimo įgyvendinimas.

Ne kiekvienam žmogui pavyksta nuosekliai atlikti visus keturis žingsnius. Iš tiesų, sprendimų priėmimo proceso nenuoseklumas galioja daugeliui vadovų įvairaus dydžio bendrovėse. Tik saujelė žmonių yra susikoncentravę į sprendimą, sugeba jo procesą išskaidyti į mažesnes logines dalis ir priimti nežinomybę kaip būtiną sąlygą.

[quote]Priimti sprendimus sugebame kiekvienas, tai yra skiriamasis mūsų, žmonių, bruožas. Susidorojimui su šia funkcija paskirta visa priekinė smegenų dalis. Mes priimame sprendimus visą laiką. Tačiau pats faktas, kad turime priimti sprendimus, nepaverčia mūsų gerai sprendimų priėmėjais. Norint priimti puikius sprendimus reikia disciplinos mažiausiai keturiose srityse: suvokimas, sprendimo apibūdinimas, pritaikymas ir įgyvendinimas.[/quote]

Tiesa, prastų sprendimų priima ir geri sprendimų priėmėjai. Kartais verslo aplinka yra tokia audringa ir dinamiška, kad nepavyksta tinkamai išspręsti problemos ir patiems geriausiems. Visuomet egzistuoja išimtys. Laimei, šie vadovai bent jau garantuoja kokybišką sprendimų priėmimo procesą (pirmas žingsnis į gerus sprendimus).

Kas yra sprendimas?

Sprendimas yra pasirinkimas tarp dviejų ar daugiau alternatyvų. Jeigu turite tik vieną alternatyvą, jums priimti sprendimo nereikia. Daugelyje žodynų „sprendimo“ sąvoka neatskiriama nuo nežinomybės elemento, t.y. sprendimas priimamas neturint visos informacijos apie verslo aplinką.

Taip pat sprendimas neatsiejamas nuo tokių žodžių, antai sutikimas, susitarimas, pasirinkimas, kompromisas, paskelbimas, pasiryžimas, rezultatas, prioritetas, verdiktas ir pan. Įdomus požiūris yra sprendimą vadinti „negrąžinamu“ (angl. irrevocable) išteklių paskirstymu.

Juk priimdami sprendimą iš tiesų mes paskirstome tam tikrą laiką, pinigus, pastangas – ar kitus išteklius – bei ketinimus paverčiame konkrečiais veiksmais. Tuo tarpu „negrąžinamas“ nurodo, kad priėmę sprendimą, nebegalime jo pakeisti. Ryžtingumas yra tai, kas atskiria puikų sprendimų priėmėją nuo vidutiniško sprendimų priėmėjo.

Kaip priimti efektyvius sprendimus?

Sprendimų priėmimo proceso šablonasEfektyvus sprendimų priėmimo procesas reikalauja nuoseklumo, kurį užtikrina šeši racionalūs žingsniai. Kitaip tariant, sprendimą reikia išskaidyti į šešias mažesnes dalis ir atlikti kiekvieną šių žingsnių atskirai. Daugelis vadovų yra neracionalūs ir sprendimus priima chaotiškoje būsenoje – tai veda į prastus sprendimus.

Sprendimų priėmimo procesas svarbus tuo, jog jūs aiškiai žinote kaip nuosekliai priimti sprendimą, kaip jį įvertinti ir kaip išvengti organizacinių kliūčių. Bet kokio dydžio ir sudėtingumo sprendimą galima išskaidyti į dvi dalis: sprendimo apibūdinimas ir sprendimo pritaikymas. Kiekviena iš jų skaidoma į dar tris etapus (žr. diagramą).

Etapas nr. 1 – problemos apibrėžimas. Ką turite nuspręsti ir kodėl? Ko jums nuspręsti nereikia ir kodėl? Tai, kas nėra dėžutėje yra ne mažiau svarbu už tai, kas yra dėžutėje. Be aiškaus egzistuojančios problemos apibrėžimo, nėra jokių galimybių priimti patikimo sprendimo. Skaidykite problemą į keletą mažesnių – tai sumažins chaosą.

Etapas nr. 2 – darbuotojų įtraukimas. Jeigu jūs esate aktorius arba diktatorius, tuomet priimti sprendimą yra lengviau. Esate tik jūs. Visais kitais atvejais sprendimų priėmimas reikalauja subalansuoto ir visus patenkinančio sprendimo paieškų. Kartais šis procesas virsta skausmingai ilgu (ilga trukmė žymi neefektyvų sprendimų priėmimą).

Etapas nr. 3 – metodo pasirinkimas. Ar mesite monetą? Pasitarsite su savo bosu? Sudarysite sprendimų priėmimo medį? O gal taikysite kompromiso analizės metodą? Tai priklauso nuo konkrečios situacijos. Atsižvelkite į sprendimo dydį, svarbą ir sudėtingumą. Svarbius sprendimus aptarinėti galima daug ilgiau negu nesvarbius.

Etapas nr. 4 – alternatyvų paieška. Kuo daugiau alternatyvų, tuo sunkiau rasti geriausią sprendimą, todėl alternatyvų skaičius negali būti per didelis. Alternatyvų paieška turi baigtis tuomet, kai paieškų sąnaudos ima viršyti galimą naudą. Dažnai per daug alternatyvų suformuoja tada, kai problema apibrėžiama pernelyg abstrakčiai.

Etapas nr. 5 – kriterijų pasirinkimas. Kriterijai ir prioritetai svarbūs todėl, kad būtų galima atlikti tinkamus kompromisus. Dažniausiai kriterijai yra apibrėžiami kiekybiniu rodikliu, jog vėliau būtų lengvai išmatuojami. Kiekvienas į sprendimo priėmimą įtrauktas žmogus privalo žinoti ir pripažinti bendrovės prioritetus ir kriterijus.

Etapas nr. 6 – informacijos analizė. Geras sprendimų priėmimas reikalauja ne tik faktų žinojimo, tačiau turimų žinių ribų suvokimo. Pačios vertingiausios idėjos ir įžvalgos egzistuoja nežinomoje erdvėje. Kaip teigė Pyteris Drakeris (Peter Drucker): „Sėkmingas sprendimas gimsta konflikte ir skirtingų nuomonių sandūroje.“

Lyderiai ir vadovai turi susikoncentruoti ties dinamišku sprendimų priėmimo modelio kūrimu, užuot įsitraukus į kiekvieno sprendimo priėmimo procesą. Puikūs sprendimai gimsta iš aiškiai apibrėžtos problemos bei prielaidų, kurios sukuria tą problemą. Nes vis dėlto – sprendimų priėmimas yra priemonė problemoms išspręsti.

Žymos

Apie autorių

Daiva Bosienė

Rašyti komentarą

Komentuoti čia