Jeigu skaitytumėte visas knygas apie laiko valdybą ir eitumėte į kiekvieną seminarą, susijusi su laiko vadyba, galėtumėte visą medžiagą suspausti į keletą esminių dalykų, kuriuos verta taikyti. Leiskite jums išsaugoti daug laiko ir pateikti keturias pagrindines laiko vadybos technikas.
Technika nr. 1: sudarykite ir naudokite sąrašus
Nėra vienalypės laiko valdymo sistemos, ypač kai kalbame apie sąrašų sudarinėjimą. Perspausti šioje vietoje nepatartina, nes tuomet su savimi nešiositės daug sąrašų. Kita vertus, visko laikyti galvoje taip pat neverta. Daugybę metų aš dirbu su trimis pagrindiniais sąrašais:
- Mano tvarkaraštis. Visų metų tvarkaraštis, diena iš dienos.
- Užduočių sąrašas. Tai yra paprasčiausias „to-do“ sąrašas, kuris organizuojamas pagal mėnesius, savaites, dienas ir prioritetizuojamas į trimis pirmomis abėcėlės raidėmis: A, B, C.
- Žmonių, kuriems reikia paskambinti, sąrašas. Tai trečiasis sąrašas, kuris taip pat prioritetizuojamas trimis raidėmis: A, B bei C.
Sąrašai pradeda veikti tuomet, kai imate juos naudoti bei sudarinėti (!) reguliariai. Beje, jeigu nesudarinėjate sąrašų, esu įsitikinęs, jog neuždirbate daug pinigų.
Rimtai. Yra koreliacija.
Technika nr. 2: sumažinkite susitikimų skaičių
Susitikimuose nuveikiama itin mažai. Aš nekenčiu jų. Daugeliui žmonių susitikimai yra vieta pasislėpti ir galbūt save pateisinti. Arba pasigirti ir būti svarbiam. Tačiau tai nėra toji vieta, kurioje turi būti atliekamas darbas. Jums reikia strategijos, kuri padėtų išvengti neproduktyvių susirinkimų. Jeigu vadovaujate susirinkimas, dar galite kažką padaryti, jeigu ne – geriausia būtų jų vengti.
Technika nr. 3: klasifikuokite savo užduotis
Dauguma žmonių planuoja savo laiką, per kurį siekia įvykdyti tam tikras užduotis, tačiau ne užduotis, kurias atliktų tam tikrame laike. Yra skirtumas. Tarkim, kartą per mėnesį aš pasidarau Skambinimo dieną (ryšiams palaikyti bei įtvirtinti) arba Rašymo dieną, kuomet atsidedu savo knygos ar naujienlaiškio rašymui.
Juk drabužius skalbiate tuomet, kai jų prisikaupia tam tikras kiekis, o ne po vieną atskirai. Esmė tame, jog perėjimas nuo vienos užduoties prie kitos taip pat atima laiko, todėl klasifikuoti užduotis ir atlikti jas „urmu“ yra labai efektyvi technika. Dar geriau, jeigu šios užduotys yra suplanuojamos iš anksto ir taip paliekama pakankamai erdvės joms atlikti. Paprasta, tačiau genialu.
Technika nr. 4: išnaudokite atliekamą laiką
Šiais laikais viską galite nešiotis. Seminarą, knygą, DVD įrašą ar bet ką kitą. Viską galite sutalpinti į mažą įrenginį, tarkim, „Amazon Kindle“ skaityklę ar „iPad“ planšetę. Vieni „YouTube“ naudoja juokingiems įrašams žiūrėti, o man patinka ten esantys geriausių pasaulio universitetų įrašai apie verslą. Galite klausytis šių įrašų, kol laukiate eilėje prie išskridimo vartų oro uoste, parduotuvėje ar net parkuojantis automobilį (tik jiems!).
Kai kurie žmonės per šį laiko tarpą perskambina neatsakytiems skambučiams ar atrašinėja SMS/el. laiškus. Tai yra klaidinga dėl dviejų priežasčių. Jūs tą darote skubomis ir be reikiamo pasiruošimo, tad jeigu tai svarbu – atliekate tai nekokybiškai. Antra, taip prarandate galimybę pagalvoti, paskaityti ar įsiklausyti. Nuolatinis buvimas online paverčia jus kvailu. Atleiskite, bet tai tiesa.
Disciplinuotas laiko panaudojimas suteikia jums konkurencinį pranašumą. Dabar garsus ir žymus detektyvų autorius Scottas Turowas pirmąją savo knygą parašė rytais keliaujant viešuoju transportu. Daugelis aplink jį „užmušinėjo“ laiką – jiems šios minutės nėra svarbios. Bet turėtų būti..
