Buhalterija ir apskaita

Pardavimo ir pirkimų dokumentai

Dokumentų srautai, rodantys finansinės operacijos poveikį

Norint sudaryti apskaitos registrus, buhalteriui reikia dokumentų srautų, kurie rodo finansinės ūkinės operacijos poveikį. Šiame straipsnyje supažindinsime su pačiais dokumentais.

Pardavimo dokumentai

Pagrindinis pardavimo kreditan dokumentas yra sąskaita faktūra. Kai įmonė pristato prekes ar suteikia paslaugas ir duoda laiko atsiskaityti, išrašoma sąskaita faktūra. Čia surašomos pristatytos prekės, pirkėjo bei pardavėjo pavadinimas, adresas, mokėjimo suma (išskiriant PVM), dažnai – apmokėjimo data ir laikotarpis.

[post_blocks]

Tačiau kas nutinka, jei pirkėjas pasiskundžia, kad sąskaita yra išrašyta už 1 tūkst. vienetų, o pristatyta tik 0,9 tūkst. vienetų? Pirkėjas gali išrašyti debeto notą, kuri oficialiai nurodo trūkumą ir sumą, ar pirkėjas išrašo debeto norą ar ne, jūs turėtumėte išrašyti kredito notą. Ji atrodo kaip sąskaita faktūra, tačiau nurodo, kad suma turi būti atitinkamai sumažinta.

Jūs galite susidurti su kredito notomis ir apsipirkinėjant, kai grąžinate prekes. Šiuo atveju jūs jau sumokėjote pinigus, taigi kredito nota yra suma, kuri gali būti išskaičiuota iš jūsų kito pirkinio kainos. Verslo pasaulyje paprastai kredito nota išrašoma prieš apmokant sąskaitą, taigi ta suma atskaičiuojama iš esamo pirkinio kainos. Principas – tas pats.

Akivaizdu, kad praktikoje sąskaitų faktūrų ir kredito notų originalai siunčiami pirkėjui. Savo darbo reikmėms galite naudoti kopijas arba paprasčiausiai tam tikros kompiuterinės apskaitos sistemos ūkinių operacijų sąrašus. Jūs turėtumėte žinoti, kad dažniausiai pardavėjas kas mėnesį atsiunčia ataskaitą, kurioje nurodyta skolos suma.

Sąskaitos faktūros arba pirkimo kvitai, kurie labai panašūs, surašomi net tuomet, kai pardavimai vykdomi tik už grynuosius pinigus. Tačiau pagrindinis apskaitos dokumentas mažmeninės prekybos versle yra kasos kvitų ritinėlis. Jame nurodyta bendra suma, gauta grynaisiais pinigais, čekiu ar mokėjimo kortele už prekes ir paslaugas.

Pirkimų dokumentai

Jeigu verslas labai smulkus ir viskas yra perkama už grynuosius pinigus, vieninteliai pirkimo dokumentai ar įrašai bus kasos kvitai. Jeigu mokama grynaisiais pinigais, dar gali būti ir kasos išlaidų orderis. Tačiau didesnėms įmonės reikia oficialios sistemos, kurioje pirkimas būtų patvirtintas reikiamo asmens ir apmokėjimas atliekamas laiku.

[quote]Tačiau kas nutinka, jei pirkėjas pasiskundžia, kad sąskaita yra išrašyta už 1 tūkst. vienetų, o pristatyta tik 0,9 tūkst. vienetų? Pirkėjas gali išrašyti debeto notą, kuri oficialiai nurodo trūkumą ir sumą, ar pirkėjas išrašo debeto norą ar ne, jūs turėtumėte išrašyti kredito notą. Ji atrodo kaip sąskaita faktūra, tačiau nurodo, kad suma turi būti atitinkamai sumažinta.[/quote]

Dabar įsivaizduokime, kad „Petro garso įrašai“ užsakė 5 tūkst. kompaktinių diskų iš „Acme“ konglomerato. Štai kokia to žingsnių seka:

  1. „Petro garso įrašai“ paruošia pirkimo užsakymą – formą, kuri siunčiama „Acme“ konglomeratui nurodant 5 tūkst. diskų, kurie turi būti pristatyti, ir jų kaina (iš anksto sutartą tarp šalių). Užsakymas turi būti patvirtintas atitinkamo lygmens „Petro garso įrašai“ vadovo.
  2. Konglomeratas „Acme“ išsiunčia 5 tūkst. kompaktinių diskų ir prideda siuntos važtaraštį, kuriame surašyti siuntos duomenys. Jis bus sutikrintas su pirkimo užsakymu ir patvirtintas „Petro garso įrašų“.
  3. Konglomeratas „Acme“ išsiunčia „Petro garso įrašams“ sąskaitą, kurioje nurodoma suma, sutarta už 5 tūkst. kompaktinių diskų.
  4. „Petro garso įrašai“ sutikrina sąskaitą faktūrą su pirkimo užsakymu ir galbūt net su pristatymo važtaraščiu. Šio patikrinimo tikslas – įsitikinti, kad prekės tikrai buvo užsakytos ir gautos. Jeigu dabar apskaitos registrų sistema žlugtų, tai reikštų, kad bet koks nesąžiningas prekeivis galėtų išrašyti sąskaitą už neegzistuojančias prekes.
  5. Galiausiai, „Petro garso įrašai“ išsiunčia „Acme“ konglomeratui čekį už sumą, kurią jie yra skolingi, dažnai naudojant apmokėjimo kvitą, kuris nuplėšiamas nuo sąskaitos. Jeigu apmokėjimas vykdomas pagal iš anksto pateiktą sąskaitą, paprastai mokėjimo čekis nėra išduodamas. Konglomeratas „Acme“ savo įrašuose įves apmokėjimą „Petro garso įrašų“ sąskaitai padengti ir skolos nebeliks.

Prisiminkite, kad pirkimo užsakymas ir pristatymo važtaraštis nėra tie dokumentai, pagal kuriuos būtų registruojamos ūkinės operacijos, kadangi jie neįvykdo ir nesukuria jokių finansinių įsipareigojimų. Jie naudingi skaičiuojant sąskaitų kaupimus finansinėms ataskaitoms. Tačiau pagrindinė priežastis, dėl kurios jie aptariami šiame straipsnyje, yra noras jus perspėti apie jų egzistavimą, kad jūs nesumaišytumėte šių dokumentų su kitais.

[source]Šaltinis: Roberto McCalliono ir Alano Warnerio knyga “Smulkaus verslo pinigų srautas” (2009 m.), kurią Lietuvoje yra išleidusi “Conto Litera” leidykla. Norėdami įsigyti šią knygą, apsilankykite oficialioje leidyklos svetainėje.[/source]

Apie autorių

Rimantė Balsienė

2 komentarai

Komentuoti čia